Cómo calcular si una inversión en software es rentable

Pymes | 30/04/2015

El software puede suponer una inversión muy importante para la empresa. Vemos cómo se produce el retorno de la inversión y los gastos ocultos a tener en cuenta.

Cuando se planifica la implantación de un nuevo software en la empresa, es necesario evaluar todos los costes que implica, así como estimar un cálculo del retorno de la inversión. Esto se consigue por lo general con una mejora en la productividad derivada de la mejora en los flujos de trabajo, tratamiento de los datos o la posibilidad de mejorar la atención a los clientes o poder anticiparnos a sus necesidades al mejorar el tratamiento que hacemos de la información que sobre ellos tenemos disponibles. Son factores que debemos tener en cuenta para saber si una inversión en software es rentable o no.

De esta forma, el nuevo software nos puede aportar mejoras en la productividad, reduciendo el número de horas que necesitamos para realizar un determinado trabajo. Estas horas que nos ahorramos tenemos que multiplicarlas por el coste por hora del trabajador que utiliza el programa y, de esta forma, estimamos el rendimiento que nos está ofreciendo el producto implantado. A ellas le tenemos que sumar la mejora en la facturación fruto de un mejor tratamiento y atención al cliente, el ahorro en proveedores, materiales, etcétera, al tener un mejor tratamiento de la información o la mejora de la facturación al poder captar a un mayor número de clientes gracias al nuevo software que nos permite planificar mejor nuestra estrategia empresarial o ser más competitivos en las ofertas que presentamos.

Qué debemos tener en cuenta para calcular la rentabilidad del software

Todos estos conceptos sumados son los que nos tienen que ir dando como resultado una amortización del software. Mejoramos beneficios, lo que nos permite que la inversión realizada se vaya pagando de forma estructurada. El retorno de la inversión será más rápido en función de las mejoras que nos ha facilitado el nuevo programa. Pero, además del gasto que supone la adquisición del software, tenemos que tener en cuenta otros con los que muchas veces no contamos para que esta inversión se cuantifique adecuadamente.

Podemos empezar por los gastos de implantación, todo lo que supone poner en marcha el nuevo programa. En muchos casos, implica una migración de datos de un software antiguo al nuevo que suele estar contemplado en el coste inicial. Pero a veces tenemos que sumarle algún gasto extra, sobre todo de hardware, nuevos servidores si no podemos utilizar los que ya tenemos porque están obsoletos, infraestructuras nuevas que se pueden necesitar, etc. Son gastos con los que muchas veces no se cuenta pero necesarios para el buen funcionamiento del nuevo software.

Hay que tener en cuenta la curva de aprendizaje que sufriremos mientras alcanzamos la productividad del 100%. Si uno de los criterios del retorno de la inversión es la mejora de la productividad y el ahorro de horas de trabajo, mientras aprendemos como funciona, nos adaptamos a los cambios y conseguimos un dominio completo del programa pasa un tiempo, donde la amortización por productividad será menor. Este aspecto debemos tenerlo muy en cuenta a medida que el software que instalamos es más complejo o toca más áreas de una empresa. No es lo mismo cambiar un navegador web o el ERP de la organización.

Una vez que tenemos el producto en producción tendremos que contar con unos gastos de mantenimiento. Por lo general suelen estar incluidos en el precio inicial durante un cierto tiempo, pero a medida que pasan los años tenemos que hacer frente a este gasto, ya sea como una cuota anual o pagar cuando nos surja un problema y tengan que venir a solucionárnoslo. En todo caso, ya sea un gasto fijo o variable, debemos tener en cuenta que será más alto a medida que va cumpliendo años el software instalado.

Además de un mantenimiento para que todo funcione tal y como se espera, debemos tener en cuenta que necesitaremos actualizaciones del software. Aquí se pueden dar varias circunstancias: por un lado, que sean derivadas de un cambio legislativo al que la empresa está obligada a adaptarse; o mejoras que hemos ido pidiendo a medida que utilizamos el programa y creemos que nos pueden facilitar el uso del mismo. Por lo general, en este segundo caso suelen llegar en forma de nuevas características a implantar.

Por último, hay que ir descontando la obsolescencia del software. A medida que va cumpliendo años un programa, así como cualquier equipo informático va perdiendo valor. Poco a poco, se va quedando anticuado y deja de ser la mejor opción para la empresa. Aquí hay un punto donde puede llegar a convertirse en un cuello de botella si no detectamos a tiempo e introducimos los cambios necesarios para su gestión.

Si cuantificamos todos estos conceptos y los ponemos con cifras tangibles, será sencillo evaluar la rentabilidad del software a través de diferentes métodos, el VAN, por ejemplo, que nos determinará si la inversión nos ha salido bien o, si por el contrario, hemos acabado perdiendo dinero o tardaremos mucho más tiempo del esperado en recuperar nuestra inversión.

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Imagen |  stevepb